Dans le canton de Neuchâtel, plusieurs institutions remplissent ce rôle, chacune avec des compétences particulières dans l’un ou l’autre domaine. Afin d’orienter les propriétaires d’archives privées, elles présentent ici leur politique d’acquisition, c’est-à-dire leurs domaines de spécialisation et leur manière de prendre en charge les documents qui leur sont confiés. Voici les questions abordées :

-       Quel type de documents l'institution est-elle susceptible d’accepter?

-       Comment l'institution entre-t-elle en possession de fonds privés?

-       Quels sont les documents qui ne sont pas pris en charge par l'institution?

-       Quels sont les critères menant à l’éventuelle élimination de documents non pertinents?

-       Quels sont les princiapaux partenaires de l'institution?

Quand un centre d'archives ou une bibliothèque accueille des archives privées, c’est généralement sous forme de don, parfois de legs. D’autres possibilités existent : lors d’un dépôt, l’institution prend en charge les documents mais n’en devient pas propriétaire, ce qui peut poser problème à long terme. Qu’il s’agisse de dons ou de dépôts, toutes les acquisitions font l’objet d’accords ou de conventions, dans lesquels peuvent par exemple être fixés des délais de consultation, si le fonds contient des pièces confidentielles. Les achats demeurent exceptionnels.

Il n’est pas possible de tout conserver ; pour cette raison les institutions sont parfois amenées à refuser des dons, à les réorienter vers d’autres instituions, y compris à l’extérieur du canton, ou à procéder à la sélection des documents qui méritent d’être conservés à long terme, selon des critères qui mettent en œuvre leur expertise professionnelle.

Les diverses institutions renoncent aussi toutes à acquérir des documents dont l’état de conservation est dégradé et qui ne méritent pas d’être restaurés. Il est ici question de documents en mauvais état (déchirés, troués ou incomplets) ou bien présentant un état sanitaire insatisfaisant (présence de moisissures) qui mettrait ainsi en péril les autres pièces conservées.

Les institutions qui exposent ici leur politique d’acquisition respectent des règles communes :

-    Elles s’assurent de la volonté des donateurs ou déposants, en signant un accord ou une convention avec eux. Elles s’assurent que tous les ayants droit ont donné leur accord. Elles veillent à réduire au maximum les restrictions de consultation et à simplifier les procédures.

-    Elles évitent d’entrer en concurrence entre elles ou avec d’autres institutions. Si le cas se présente, elles œuvrent en faveur de la meilleure solution, dans l’intérêt du public, des chercheurs et de la bonne conservation.

-    Elles découragent la dispersion de fonds constitués, notamment de fonds d’archives.

-    Elles documentent toutes les acquisitions.

-    Elles respectent leur devoir de diligence, en s’assurant que la provenance des documents est conforme au droit en vigueur.

-    Elles respectent la Convention de l’Unesco concernant les mesures à prendre pour interdire et empêcher l’importation, l’exportation et le transfert de propriété illicite des biens culturels (1970), et la législation d’application suisse: Loi fédérale sur le transfert international des biens culturels (LTBC) et son ordonnance d’exécution (OTBC), entrées en vigueur le 1er juin 2005.

-    Si elles apprennent l’existence de documents entrant dans leur politique d’acquisition dont le propriétaire ne souhaite pas se séparer, elles peuvent proposer l’établissement d’une copie de consultation et de sécurité, à conserver par ses soins.

-    Les institutions qui disposent d’un budget d’acquisition le gèrent de manière rationnelle, en refusant de payer des prix exagérés et en se concentrant sur la qualité et l’intérêt des documents.