Les archives officielles,
produites par le canton et les communes, et conservées en application de la Loi sur
l’archivage du 22 février 2011, ne peuvent à elles seules refléter la richesse
de notre vie en société. C’est pourquoi les centres d'archives et les bibliothèques neuchâteloises collectent des documents privés – manuscrits ou imprimés, iconographiques,
numériques – en provenance de simples citoyens ou de personnalités connues, de
familles, d’associations, d’entreprises petites ou grandes – afin de conserver
des traces de tous les aspects de notre vie commune.
Dans le canton de
Neuchâtel, plusieurs institutions remplissent ce rôle, chacune avec des
compétences particulières dans l’un ou l’autre domaine. Afin d’orienter les
propriétaires d’archives privées, elles présentent ici leur politique
d’acquisition, c’est-à-dire leurs domaines de spécialisation et leur manière de
prendre en charge les documents qui leur sont confiés. Voici les questions
abordées :
- Quel type de documents l'institution est-elle susceptible d’accepter?
- Comment l'institution entre-t-elle en possession de fonds privés?
- Quels sont les documents
qui ne sont pas pris en charge par l'institution?
- Quels sont les critères
menant à l’éventuelle élimination de documents non pertinents?
- Quels sont les princiapaux partenaires de l'institution?
Quand un centre d'archives ou une bibliothèque accueille des archives privées, c’est généralement sous
forme de don, parfois de legs. D’autres possibilités existent : lors d’un
dépôt, l’institution prend en charge les documents mais n’en devient pas
propriétaire, ce qui peut poser problème à long terme. Qu’il s’agisse de dons
ou de dépôts, toutes les acquisitions font l’objet d’accords ou de conventions,
dans lesquels peuvent par exemple être fixés des délais de consultation, si le
fonds contient des pièces confidentielles. Les achats demeurent exceptionnels.
Il n’est pas possible de
tout conserver ; pour cette raison les institutions sont parfois amenées à
refuser des dons, à les réorienter vers d’autres instituions, y compris à
l’extérieur du canton, ou à procéder à la sélection des documents qui méritent
d’être conservés à long terme, selon des critères qui mettent en œuvre leur
expertise professionnelle.
Les diverses institutions
renoncent aussi toutes à acquérir des documents dont l’état de conservation est
dégradé et qui ne méritent pas d’être restaurés. Il est ici question de
documents en mauvais état (déchirés, troués ou incomplets) ou bien présentant
un état sanitaire insatisfaisant (présence de moisissures) qui mettrait
ainsi en péril les autres pièces conservées.
Les institutions qui exposent ici leur politique d’acquisition
respectent des règles communes :
- Elles s’assurent de la
volonté des donateurs ou déposants, en signant un accord ou une convention avec
eux. Elles s’assurent que tous les ayants droit ont donné leur accord. Elles
veillent à réduire au maximum les restrictions de consultation et à simplifier
les procédures.
- Elles évitent d’entrer en
concurrence entre elles ou avec d’autres institutions. Si le cas se présente,
elles œuvrent en faveur de la meilleure solution, dans l’intérêt du public, des
chercheurs et de la bonne conservation.
- Elles découragent la
dispersion de fonds constitués, notamment de fonds d’archives.
- Elles documentent toutes
les acquisitions.
- Elles respectent leur
devoir de diligence, en s’assurant que la provenance des documents est conforme
au droit en vigueur.
- Elles respectent la
Convention de l’Unesco concernant les mesures à prendre pour interdire et
empêcher l’importation, l’exportation et le transfert de propriété illicite des
biens culturels (1970), et la législation d’application suisse: Loi fédérale sur le transfert
international des biens culturels (LTBC) et son ordonnance d’exécution
(OTBC), entrées en vigueur le 1er juin 2005.
- Si elles apprennent
l’existence de documents entrant dans leur politique d’acquisition dont le
propriétaire ne souhaite pas se séparer, elles peuvent proposer l’établissement
d’une copie de consultation et de sécurité, à conserver par ses soins.
- Les institutions qui
disposent d’un budget d’acquisition le gèrent de manière rationnelle, en
refusant de payer des prix exagérés et en se concentrant sur la qualité et
l’intérêt des documents.